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    本刊特稿    
  疫情期間,不見面如何工作?(2020-03)  
企業管理雜志 發布時間:20-06-30        
   

文/劉古權



關鍵詞:疫情  不見面  信息系統  創造客戶  手機打卡  遠程會議  互聯網思維

     很多人習慣到固定場所辦公,如辦公室。對客戶而言,固定的辦公場所方便他們與相關人員會面,從而提高其信任度。但是,面對突如其來的疫情,企業辦公場所無法發揮其作用,那么我們又該如何在不見面的情況下開展工作呢?
    
不見面完成信息上報
     以信息上報為例,一個企業有成百上千,甚至十幾萬員工,作為管理者,我們怎么才能迅速了解到他們春節期間都到哪兒去過?接觸過哪些人?
     按照傳統管理方式,企業會讓員工逐級上報信息,但是這樣的統計效率非常低,尤其每天更新信息更是需要耗費大量時間和人力成本。如果我們通過信息系統制作一份疫情采集表單,并將其生成微信二維碼發送至員工,那么大家用手機就可以很方便地完成填寫,而且后臺也可以自動統計數據。第一時間掌握所有員工的身體狀況后,管理者才能據此作出決策,比如,哪些人員可以返工,哪些人員返工后需提前隔離,哪些人員暫不返工。
     信息系統的維護和運營是日常管理的重要環節,在這個過程中,不需要面對面接觸,所有信息都在線完成填寫,而且信息及時有效,能夠為管理決策提供支撐,同時也提高了決策效率。
    
不見面創造客戶
     管理大師德魯克講過,一個企業最大的目標就是創造客戶。往日,我們可以與客戶面對面交談,但是在疫情期間,我們無法與客戶會面,又該如何創造客戶呢?
     從成本角度看,現在的年輕人,尤其是90后或00后,他們的生活方式已經非常在線化,如叫外賣、網上購物等。也就是說,年輕消費者往往和我們在線上接觸。這種情況下,企業就要有針對性地引導員工借助線上的一些技術手段、系統或平臺來捕捉客戶。這種線上獲客方式還可以降低成本,因為過去我們通常要乘地鐵、開車或者利用其他交通工具去拜訪客戶,而如今,在線就可以與客戶進行交流和溝通。
     從渠道角度看,現在有很多短視頻App,如快手、抖音。這些短視頻看似只為博人一笑,其實通過這種帶有娛樂性質或者涉及一些個人興趣愛好的傳播手段,可以幫助我們捕捉相應的客戶信息,從而跟進與他們的線上交流。因此,當你有一個好產品時,完全可以通過線上低成本的方式鏈接客戶。
     以餐飲業為例,以前我們到一個陌生地,想品嘗當地特色飲食時,基本是打電話詢問當地的朋友或者曾經到過此地的朋友。而現在,打開大眾點評或者美團就可以解決我們的疑問。站在商戶角度,這不失為一個在線獲客的絕佳機會。傳統的餐飲企業,過去只是把外賣作為輔助業務,疫情下大家都不出門了,外賣很快就成為了餐飲行業一條很火爆的線上銷售途徑。
     通過從線上捕捉流量,獲取意向客戶的信息成本其實較低,但有些老板卻認為線上獲客成本高。高在哪兒呢?不過是他們不善于利用各種各樣的技術手段罷了。如果企業只用某個單一渠道做線上推廣,如百度、京東或者天貓,那么支付費用可能會越來越高。但是,如果企業培養一些有線上推廣和運維能力的客戶經理,通過在線創造客戶,那么這個成本往往會更低。再比如,在疫情期間,我們可以將線下的很多市場推廣活動改為線上直播的形式,從而節省大量的宣傳費用。
     因此,借助線上技術手段,創造線上客戶是十分便利的,且成本較低,關鍵的“瓶頸”在于我們的思維還沒有從線下轉到線上,一旦完成這種轉變,銷售成本就可以大大降低。
    
不見面完成打卡
     很多企業都要求員工上下班打卡,目的是讓大家有工作時間規劃。每天早上八點半,大家都到公司一起工作;下午五點半工作結束后,大家各自下班回家。然而,現在完全可以在手機上打卡,包括釘釘、微信等很多工具都具備這個功能。那么手機打卡和傳統打卡的區別是什么呢?
     傳統打卡方式需要有前臺,無論是指紋打卡還是人臉識別打卡,都在特定地點完成。打卡之后,后臺自動記錄數據,人力資源部再根據這些數據統計考勤情況,另外,請假、曠工或出差,還需進一步核實。而手機打卡時,你的位置信息和打卡內容都被統計到公司的數據庫里了。當企業員工都集中在一處辦公時,指紋打卡、人臉識別打卡這種傳統打卡方式雖不費事,但如果企業的員工分布在全國各地,就體現出手機打卡的優勢了。
     手機打卡可以把全國各地的員工信息統計到一個數據庫里。比如,幾點上班?幾點下班?干了哪些工作?或者到哪里拜訪客戶了?拜訪客戶時談了什么?這些信息都可以通過手機記錄下來,企業管理成本就變低了。以往,人力資源部需要安排專門人員統計考勤信息,其實這些人并沒有創造多少價值,但是企業卻要為這個崗位承擔工資成本。
     員工是否到公司不重要,重要的是這個員工是否工作了,做了哪些工作,完成情況如何?而這些信息恰恰被管理者忽略了。很多管理者習慣看到員工出現在辦公室,好像員工待在辦公室就是在工作了,但是對他們做了哪些工作,工作效率如何卻不得而知,尤其管理著幾千人以上的時候。
     很多企業通過相關的統計工具管理員工的工作進展,如ERP(企業資源計劃)軟件、HR(人力資源管理)軟件或者CRM(客戶關系管理)軟件等。但是,ERP只是集中管理物料信息、資金信息,而無法管理人的工作行為信息,如簽到及拜訪客戶等;CRM可以在組織管理中對銷售及客戶的信息進行管理,且包括簽到管理,但簽到只是一個管理手段,不是管理目的。管理目的是知曉這個員工為組織目標做了哪些有效的事情以及哪些無效的事情。組織更關心的是員工工作8小時的價值,而不僅僅是工作時間的長短和時段。
    
不見面完成會議
     開會是一個很重要的協同過程,即通過與會者之間的討論,最終達成共識。比如,企業部門之間產生嚴重分歧,那么就要召開部門協同會議,以便順利實施決策。
     現在很多企業,尤其規模大一些的企業,領導每天都在開會,不是開會就是在去開會的路上,企業每年需要為這些大大小小的會議支付高昂的成本,而工資較低的員工則很多時候都在與客戶打交道。這樣就形成了信息不對稱,即開會的人不掌握一線信息,掌握一線信息的人又無法及時做出決策。
     我們應該“讓聽見炮火的人決策”,讓決策的人擁有決策能力及決策需要的大量信息。如果這些基本思維和條件不具備,這種決策方式的成本便會更加高昂。
     傳統開會經常是見面寒暄,只有開始時間,沒有結束時間,老板一般都是最后來,甚至會遲到,會議開到幾點不確定,導致與會人員的其他工作沒法安排。而遠程會議通常直奔主題,包括幾個關鍵要素:會議主題、議程、主持人、會議紀要、會議開始時間和結束時間,這可以有效避免傳統會議的弊端。
    
不見面的互聯網思維
     過去很多人有這樣的疑問,為什么叫“互聯網+”,而不叫“+互聯網”?互聯網如果是工具,應該是“+互聯網”,那為什么要叫“互聯網+”呢?其實互聯網不僅僅是工具,更是所有管理者和員工的一種思維方式。在這種思維方式下,客戶和員工的大部分時間都在線上。針對這種狀態,我們如何進行管理?如何與他們實現在線辦公?對管理者來說,無疑將是一個巨大挑戰。
     企業中常見的工作,如報銷、簽訂合同、采購、生產、研發等等,都可以利用互聯網系統操作,不用見面就可以在線完成。此外,電子發票、電子簽名、電子印章等技術也已非常成熟,只是現在軟件的便利性還不足以滿足更多客戶需求。
     在不遠的將來,隨著5G、區塊鏈、云計算、人工智能的快速發展,不見面工作的趨勢會越來越明顯。如果不見面的工作方式得以普及,每天工作3〜4小時的效能完全可以超過在辦公室的工作效能。那么,未來再出現什么疫情我們都不必恐慌,因為政府、企業、個人等每個社會組織的信息交換成本、管理成本都將最小化,疫情就不會大范圍影響我們的日常工作和生活。
     當不見面的工作方式成為一種趨勢和需求,當各種技術手段已經普遍成熟,此時,真正需要改變的是傳統工作思維和對工作形態的認識。■


作者系北京致遠互聯軟件股份有限公司副總裁、首席協同專家
編輯 何媛媛
 

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