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    管理批判    
  信息化項目建設的八個痛點(2020-03)  
企業管理雜志 發布時間:20-06-30        
   

文/王春波



關鍵詞:信息化項目  信息化建設風險  信息化運營  信息化項目成本



     信息化項目建設是一項繁雜的工作和艱巨的任務,在具體實踐過程中需要面對決策、投資、建設、協作、運營等方面的諸多問題。如果企業沒有明確的建設目標、嚴謹的管理機制、科學的建設方法、專業的工作團隊,則很難取得信息化能帶來的效率和效益。
    
一、技術與管理不匹配
     企業信息化項目建設中最常見的就是企業管理水平與信息系統能力不匹配的問題。如果企業戰略不明、管理混亂、人員流失,即使實施再大范圍的信息化項目、購買再知名的產品也解決不了管理、經營層面的問題,反倒加重了企業的經營成本,對企業造成反作用力。
     管理層希望通過信息系統優化管理流程,繼而提升管理水平,實現技術拉動管理的目標。但在實際執行過程中,能夠達成這個預期的企業少之又少。華為實施IPD系統建設的同時,也同步進行了大規模的組織變革、流程優化和人員調整,才帶來產品投入市場時間縮短40%〜60%、產品開發浪費減少50%〜80%、產品開發生產力提高25%〜30%等成果。只有技術與管理匹配,信息化項目建設才能發揮功效,促進企業效率和效益的提升。
    
二、干系人角色錯位
     對于企業信息化項目建設有一個形象的稱呼:“一把手工程”。從正面看,企業領導或管理層對信息化建設非常重視,積極給予指導和協助;從負面看,如果一個項目不是領導提出或支持就很難推進。究其原因,角色錯位是關鍵問題所在。
1.管理層過度參與
     企業領導人員過度參與信息化項目建設存在多種表現形式,最常見的體現在決策層面。企業信息化建設需求很多來自于管理層面,缺少完整的需求管理和決策機制。如何有效約束領導需求,控制突發、即興項目,需要管理層的自我約束和管理流程的逐步完善。
2.業務部門不作為
     信息化項目建設必然會觸及到業務流程的變更,影響業務部門的工作。業務部門對于信息化建設沒有動力,在業務部門的固有思維中,信息化是IT部門的事。實際上,如果業務部門對信息化沒有深刻的理解、對業務流程缺乏改善的決心,不能深度參與項目建設的全過程,而僅僅依靠IT部門,項目是不可能獲得有效成果的。目前,這種問題已經在逐步改善,越來越多的信息化建設項目已經由業務部門發起,并對項目的建設成效承擔具體責任。
3.用戶群體被忽視
     信息化項目建設的目標之一就是為員工提供便捷易用的信息系統,提高工作效率。但作為最終用戶的企業員工長期游離于信息化項目建設過程之外,未能真正參與項目建設的需求論證、方案設計、系統測試等環節。建成后的信息系統在功能模塊、用戶體驗方面無法達成員工需求而觸發抵觸情緒,不利于系統的實際應用和宣傳推廣,最終形成管理層和建設部門感覺系統良好,但員工使用感差的情形,同樣導致了項目的失敗。有效的用戶溝通對于企業信息化項目建設至關重要。
4. IT部門角色尷尬
     IT部門在多數企業中都屬于職能序列中的二級或三級部門,基本不參與企業的戰略規劃和業務流程制定。以服務為主的定位,導致IT部門話語權不高、處于邊緣化的狀態,在信息化項目建設中的控制力極低,角色尷尬。同時,IT部門自身缺乏深入了解企業業務的動力,不能提出有效的技術解決方案,也加深了部門被邊緣化的現象。
    
三、建設目標不明確
     部分信息化項目缺乏明確的建設目標,不知為何而建。競爭對手有CRM,我們也要建一套;SCM很流行,我們絕對不能落后。為建而建曾經是信息化項目建設中的常態。缺少問題導向、目標導向,缺乏業務分析、現狀分析,忽略流程評估、能力評估,盲目進行系統建設,是信息化項目建設無法取得收益的關鍵問題。大數據、物聯網、區塊鏈是近期乃至未來很長一段時間內企業信息化建設追求的熱點,極可能造就新一輪的信息化陷阱。
    
四、決策機制不完善
     規范的信息化項目建設需要進行需求評估、用戶調研、方案制定、產品評選等環節才能正式立項并啟動建設。決策的基礎要基于企業的戰略規劃、組織體系、業務需求、管理水平、技術能力、用戶參與度、財務投資等因素,經過嚴格的論證后才能決定是否開展具體的信息化項目建設。部分企業對于信息化項目建設缺少評估標準和評審流程,無法進行有效合理的決策,導致相當數量的項目盲目進行并最終失敗。
    
五、產品選擇不務實
     產品選擇需要考量功能模塊、供應商服務能力、產品價格、后期維保成本等方面,綜合評估后選定整體最優的產品和供應商。但在實際執行過程中,企業出于各種考慮,往往傾向于選擇國際公司、知名產品、套裝軟件,過分追求品牌效應,因此帶來產品不適、實施困難、經費超標、運維成本高等問題,導致產品不能落地、整體成本超標,最終項目宣告失敗。
    
六、項目驗收形式化
     驗收工作往往容易流于形式,“沒有驗收不過的項目”曾經是企業信息化建設中的一個常態。因為需求、立項、選型等前置環節的問題積累,驗收環節無法按照規范流程進行嚴謹的逐項驗收,只能復雜問題簡單化、簡單問題忽略化,最終只是走走流程,導致項目的徹底失敗。
    
七、運營管理無序
     項目驗收后,從建設轉向運營管理階段,從被關注的前臺轉向了例行工作的后臺。部分企業未認識到運營的重要性,沒有建立規范的運營體系和持續的資源投入,導致信息系統上線后缺乏必要的管理規范、必備的運營團隊、基本的維保經費,逐步演變成系統問題叢生、用戶疏于使用的狀況。管理層的輕視、運營人員的缺失、維保經費的缺乏、用戶培訓的不足都是導致信息系統運營管理無法有效進行的原因。
    
八、隱性成本未計入
     企業更多關注項目建設階段的成本并進行相對完善的預算控制,而忽視了項目建成、系統上線后的運營成本,其中包括產品維保費用、運營人員費用等等,最終超出企業可以承受的財務能力,被迫減少運營人員、不交維保費,從而帶來產品不能正常升級、缺少人員維護等問題,也導致了信息化項目建設的失敗。
     企業需要全面考慮信息化項目整體成本再做出決策。這其中包括購買套裝軟件還是定制開發、設備采購還是租用、團隊自建還是外包等具體事項。■


主要參考文獻
施煒,苗兆光. 企業成長導航. 機械工業出版社,2019.
作者單位 中糧營養健康研究院知識管理中心
欄目主編 王黎
 

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